Criteri di archiviazione documentale

Nota interna a uso formativo. Contenuto fittizio a scopo dimostrativo.

Obiettivo

Un archivio serve a ritrovare. Se un documento non si trova quando serve, è come se non esistesse: l’ordine non è estetica, è funzione.

Criteri minimi

• Nomenclatura coerente: una convenzione di nomi unica e prevedibile.
• Versioning: tenere traccia delle revisioni senza sovrascrivere la storia.
• Metadati minimi: data, autore, area, stato. Pochi campi ma sempre presenti.
• Accesso e scarto: regole chiare su chi accede e su cosa si conserva o si elimina, e dopo quanto.

Manutenzione

Un archivio va curato nel tempo: revisioni periodiche evitano che diventi un deposito illeggibile. Meglio poco materiale ben ordinato che molto disordinato.